Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами через интернет с использованием электронных подписей. Он дает возможность полностью отказаться от бумажной документации или значительно ее сократить. В результате сокращаются затраты времени персонала, многие рабочие процессы автоматизируются. Упрощается взаимодействие с контролирующими органами, в том числе с налоговой службой.
КАК ПОДКЛЮЧИТЬ ЭДО
Чтобы подключить электронный документооборот, необходимо выбрать оператора ЭДО. Такую услугу предоставляют многие банки, причем условия у них могут значительно отличаться. Для подключения нужно выполнить следующие действия: 1. Внести изменения в учетную политику. В ней нужно указать возможность использования электронных документов; 2. Выбрать систему ЭДО с подходящими условиями взаимодействия; 3. Купить электронную подпись в специализированном центре и загрузить сертификат на сайте оператора; 4. Уведомить контрагентов о том, в какой системе документооборота вы будете работать.
ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ БИЗНЕСА
Электронный документооборот для бизнеса открывает множество полезных возможностей:
● Уменьшение количества бумажных документов в организации. Это значительно экономит время персонала и освобождает его для других полезных дел;
● Упрощение взаимодействия с государственными органами. Отчеты можно будет формировать и отправлять автоматически;
● Снижение затрат на канцтовары для офиса. Не потребуется хранить большие пачки документов;
● Значительное снижение риска ошибок при заполнении документации и проведении расчетов с контрагентами. Основной минус такой услуги — необходимость оплачивать сервис документооборота, а также обеспечивать постоянный доступ в интернет. Необходимо предварительно оценить предстоящие затраты и найти наиболее экономически обоснованное решение.
КАК ВЫБРАТЬ БАНК ДЛЯ ПОДКЛЮЧЕНИЯ
При выборе подходящего сервиса стоит обратить внимание на следующие параметры:
● Репутация оператора. Крупные банки гарантируют надежность работы сервиса, оперативно устраняют возникающие неполадки, обеспечивают постоянный доступ к электронным документам. Кроме того, крупные сервисы обеспечивают защиту данных.
● Стоимость обслуживания. Чем она выше, тем больше будут ежемесячные затраты для бизнеса.
● Доступный пользователю функционал. Это не только заполнение документов, но и автоматически подготовка отчетов, отправка их в ФНС и не только. Предварительно можно сравнить несколько предложений, чтобы найти наиболее выгодный вариант.
ОБЗОР БАНКОВ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ЭДО
ПРОМСВЯЗЬБАНК
● Широкий функционал. Есть возможность отправлять акты, накладные, счета-фактуры и не только;
● Гарантированная сохранность документов и защита от ошибок благодаря справочной информации;
● Выставление счетов онлайн по ссылке за несколько секунд;
● Бесплатные переводы физическим лицам.
АЛЬФА-БАНК
● Широкий выбор отделений для обслуживания бизнеса;
● Разнообразные тарифы для бизнеса;
● Быстрое подключение и подробные консультации по взаимодействию с сервисом.
МТС БАНК
● Мгновенный обмен документами — отправка и получение занимают несколько секунд;
● Возможность работы с документами удаленно с любых устройств;
● Подача электронной отчетности во все государственные ведомства;
● Невысокие тарифы на обслуживание.
СБЕРБАНК
● Крупный банк с широкими возможностями подключения;
● Возможность платной интеграции с 1С;
● Неограниченное количество подключаемых пользователей;
● Разнообразие тарифов для бизнеса.